Gestione delle azioni preventive e correttive
Attività di prevenzione: non appena in possesso di elementi che inducano a ritenere che il prodotto da consegnare non sia conforme alle specifiche di progettazione, il fornitore deve inviare una richiesta alla Qualità Benelli. Lo strumento per questa fattispecie è la “richiesta di benestare-deroga”. La stessa attività di richiesta va attivata ogni volta che avvengano modifiche ai processi o alle attrezzature utilizzate o si rilevino elementi critici che influenzano il processo.
É fondamentale non sottovalutare i dettagli; è preferibile sempre comunicare anche le minime variazioni, nell’ottica che l’opinione di più persone aiuti a giudicare o a decidere con maggior discernimento: “quattro occhi vedono sempre meglio di due”. Quante più informazioni verranno fornite, migliore sarà la definizione del fenomeno e se questo può influenzare il ciclo produttivo o se vi sono risvolti sulle fasi successive di trasformazione-impiego.
Azioni Correttive: i fornitori Benelli sono responsabili per la fornitura di prodotti e servizi che devono essere esenti da difetti. Alla presenza di problemi qualitativi segnalati, il fornitore è tenuto a determinare la causa che li ha generati, attuando le misure correttive necessarie a risolvere il problema onde evitare che questo si ripresenti.
Al ricevimento di un Rapporto di non conformità, il fornitore ha il dovere di attivarsi immediatamente, confermando l’avvenuto ricevimento della richiesta di azione correttiva, entro 24 ore dalla ricezione, e fornire un piano completo di azioni correttive permanenti entro 5 giorni lavorativi, fatti salvi i casi diversamente specificati.
A tal proposito la Qualità Benelli ha cercato di strutturare e rendere evidente questo processo, adottando un approccio di tipo “8D Problem solving”: strumento chiave per la gestione della non conformità.
Questa è una metodologia volta al miglioramento dei processi che si esercita affrontando la problematica mediante lavoro di squadra. L’adozione di questo approccio destruttura il problema in vari step, per la gestione ed il miglioramento che si compone di 8 punti chiave:
- Definizione del problema.
- Costituzione del team di lavoro.
- Descrizione del problema.
- Arginamento tempestivo del problema, mentre si cercano le cause che l’hanno originato.
- Definizione e verifica delle cause che hanno originato il problema o impediscono il miglioramento.
- Scelta dell’azione correttiva.
- Implementazione dell’azione correttiva.
- Riconoscimento ai membri del gruppo che hanno lavorato alla ricerca della soluzione del problema.
I fornitori hanno il compito di rispondere, al fine di correggere qualunque difformità riscontrata, mentre Benelli si riserva il diritto di chiedere loro l’equo risarcimento delle spese sostenute per problemi di qualità, di ritardi nella consegna fino al cliente finale, di mancata fatturazione.
Le capacità di analizzare il problema e capirne le cause non sono sempre così immediate e dirette.
Benelli si impegna a supportare il fornitore, ma il “process owner” resta sempre colui che lo ha generato o che lo governa. In questi casi può essere utile un metodo di problem solving “fuori dalle righe”, in chiave creativa, attraverso il pensiero laterale.
Il pensiero laterale può essere definito come un modo per risolvere i problemi che prevede un approccio indiretto, aggirando l’ostacolo invece che affrontandolo direttamente.
Se guardiamo il problema da un’altra angolazione, riusciamo a compiere un’azione che, apparentemente, non ha nulla a che fare con la soluzione del problema e che sembra essere talvolta illogica.
La destrutturazione degli elementi di un problema ed il riordino in un modello apparentemente casuale, possono talvolta fornire una visione diversa della situazione e, quindi, indirizzarci verso una possibile soluzione. Il pensiero laterale è una metodologia utilissima da usare per sviluppare nuovi prodotti/servizi o per affrontare i problemi che risultano non risolvibili seguendo le normali strade della logica.
Il fornitore che riceve come resi, componenti giudicati “da rottamare”, deve procedere allo smaltimento senza alcun tipo di compromesso.
Non deve essere effettuata alcuna spedizione o tentativo di rilavorazione di tali prodotti, senza una previa autorizzazione e richiesta di modifica inoltrata alla Qualità Benelli.
L’aspetto della gestione delle non conformità e la valutazione di queste diventano componenti chiave, insieme ad altri aspetti, nella nuova normativa ISO9001:2015 che focalizza l’attenzione sul risk management, un aspetto estremamente importante per ogni sistema qualità che è bene introdurre fin da ora per anticipare i cambiamenti da qui a breve.
Per questo, il processo dovrà essere gestito in maniera integrata con il fornitore, dando maggiore enfasi a considerare qualsiasi cosa acquistata come qualcosa che va gestita e controllata (indipendentemente dalla sua natura) dal fornitore stesso.